Время, как известно, — деньги. Значит, рабочие часы подчинённых – это ваши деньги, использовать который нужно с умом. А знаете ли вы, сколько времени тратят ваши работники на оформление договора? На отправку электронного письма?

Как насчёт небольшого эксперимента? Выберите любую операцию вашего подчинённого и узнайте, как быстро он её делает. Нам понадобится точное время, поэтому используйте секундомер. Разложите действие на отдельные этапы – так будет проще подсчитать, сколько уходит на каждую часть, и понять, где можно сэкономить.

Сотрудник должен заполнить с клиентом анкету. Для этого ему нужен файл-шаблон, за которым он отправляется в папку, которая находится в папке, которая находится в папке…  Ярлык на рабочем столе сэкономил бы 3 секунды.

Спросите, что такое 3 секунды в масштабах огромной компании с восьмизначными доходами и огромным коллективом? Это немалые деньги. Три секунды умножим на количество клиентов в день (пусть их будет 20) – минута. Умножим ещё на 20 (количество рабочих дней в месяце) – 20 минут. А если учесть количество работников компании, то это, например, дополнительный выходной для ведущего специалиста.

При этом вы увеличиваете скорость обслуживания: клиент уже не вздыхает в очереди и тратит меньше времени на заполнение документов. А ведь таких усовершенствований может быть гораздо больше!

Ещё один способ оптимизировать работу сотрудников – убрать не только лишние движения, но и лишние задачи. Оплачивая восьмичасовой рабочий день, вы вряд ли хотите, чтобы  его тратили на бесполезные поручения или бессмысленные задания.

Заполняя базу данных клиентов CRM, менеджер по продажам забыл вписать рабочий номер телефона и — … ничего страшного не случилось. Потому что это всё равно никому не интересно и заполнялось «на всякий случай».

Почти в каждой операции сотрудника есть лишние шаги, которые только замедляют работу, но не несут никакой дополнительной ценности к продаваемому продукту или услуге. Проанализируйте действия работника, постоянно спрашивая себя: зачем это нужно? Если вы можете обосновать этот шаг, то всё в порядке, но если он не имеет смысла – смело вычёркивайте его из задач подчинённого.

Что теперь? Пора сотруднику самому совершенствовать свою работу: он видит её изнутри и наверняка знает, что можно улучшить. Вам остаётся только проверять время от времени (например, раз в неделю), насколько улучшились его показатели, и ставить новые цели.

Конечно, за один день изменить привычки коллектива невозможно, но постепенные изменения помогут улучшить скорость обслуживания клиентов и качество работы персонала – а значит, сэкономить его рабочее время. То есть ваши деньги.