Бизнес – это сложный механизм, все детали которого взаимосвязаны и взаимозависимы. А значит, вы должны понимать, как работает каждая из них. Для этого и создаются бизнес-процессы. В двух словах, бизнес-процесс – это порядок действий, результат которых – ваш продукт или услуга. А теперь – подробнее.

ЧТО ЭТО?

Для примера выберем простую операцию:

Бизнес-процесс «Подбор нового сотрудника»

Руководитель / глава отдела принимает решение о найме нового сотрудника (определяет з/п, формулирует требования)
HR-служба составляет вакансию
HR-служба проверяет базу резюме в поисках подходящих кандидатов
Маркетолог готовит рекламу вакансии (отдельный бизнес-процесс: текст рекламы, бюджет и т.п.)
HR-служба анализирует полученные резюме
HR-служба предлагает лучшим кандидатам тестовое задание или приглашает их на собеседование
Руководитель / глава отдела беседует с кандидатами, отобранными на собеседовании, и выбирает одного
Отдел кадров оформляет нового работника
HR-служба / руководитель отдела вводит нового сотрудника в курс дела

За каждым из этапов – отсылка к более детальному описанию определённой части бизнес-процесса: необходимо учесть тысячу мелочей. Такая схема позволяет регулировать отношения между сотрудниками. В такой карте можно прописать время каждой операции и даже её стоимость. Да, это огромная работа, но она даёт

ОГРОМНЫЙ ЭФФЕКТ:

  1. Независимость от сотрудников. Ушёл специалист? На обучение преемника уйдёт совсем немного времени: все основные задачи и порядок их выполнения есть в карте. Незаменимых сотрудников нет. К тому же, можно нанять менее квалифицированные кадры на невысокие должности. Имея готовые бизнес-процессы, они смогут выполнять работу качественно, но за меньшую плату.
  2. Прозрачность. Теперь работа всего коллектива видна как на ладони. Проект задержали? План не выполнили? Значит, на каком-то этапе действия работников разошлись с прописанными в бизнес-процессе шагами. Найти и исправить ошибку намного проще. Как и её виновника.
  3. Оптимизация. Представьте, что вы можете посмотреть на работу вашей компании со стороны. Вы видите каждого сотрудника, все его задачи и обязанности. В том числе – лишние или нерациональные. Убрать ненужное и подкорректировать весь ход работы? Без проблем.
  4. Распределение нагрузки. Допустим, нужно заполнить несколько документов. Бухгалтер совсем загружен (это сразу видно по карте), но новый кассир знает, как их подготовить. Вполне логично поручить это ему.
  5. Продажа компании. Покупая готовый бизнес, вы покупаете бренд с готовой базой клиентов. Но это бессмысленно, если вы не в силах организовать работу компании. Согласитесь, риск не справиться с управлением гораздо ниже, когда все действия прописаны от начала и до конца.

Конечно, преимущества выглядят убедительно. Но вся сложность в том, что систему нужно ещё

ВНЕДРИТЬ И ПОСТОЯННО РЕГУЛИРОВАТЬ:

Описать каждый процесс – дело не одного месяца. Проще сделать это, опираясь на международные стандарты, а также специальные программы (Business Studio, Fox Manager).

Карта бизнес-процесса для специалиста высокого ранга может выглядеть как общая схема – положитесь на его компетентность и оставьте место для инициативы.  В то же время карта для линейного персонала должна быть максимально детализирована. Менее квалифицированные работники нуждаются в точных указаниях.

Мы уже объясняли, почему сотрудники всегда сопротивляются новшествам (системам KPI и CRM). Однако в случае с бизнес-процессами ситуация обостряется. Сотрудник понимает, что весь его опыт – в карте процесса, а значит, он больше не уникален.  Не самое приятное открытие.

Скажем сразу: хорошему специалисту бояться нечего. Бизнес-процесс помогает делегировать обязанности и упростить работу. Однако подчинённый вряд ли так считает. Поэтому риск того, что он уйдёт, довольно большой.

Кроме того, каждая ошибка в бизнес-процессах будет восприниматься как повод игнорировать их впредь. А учитывая, что работа сотрудника постоянно меняется, корректировать карты необходимо постоянно. Проще всего назначить кого-то из сотрудников ответственным за работу с бизнес-процессами. Но и здесь вы столкнётесь с проблемой: мало кто захочет брать на себя дополнительные обязанности.

Логично, что чем крупнее ваша компания, тем сложнее настроить работу с бизнес-процессами. Но и эффект в такой организации будет заметнее. Огромный механизм заработает как часы. А что ещё нужно для постоянного развития вашего дела?